Ausfuhrbegleitdokument

Ausfuhrbegleitdokument
Ausfuhrbegleitdokument Symbolbild Schiff
Ausfuhrbegleitdokument Symbolbild Schiff
Ausfuhrbegleitdokument Symbolbild Schiff

Informationen zur Ausfuhrbegleitdokument Erstellung

Beim Ausfuhrbegleitdokument (englisch EX.1 oder EAD = export accompanying document) handelt es sich um ein Dokument, das die aus dem Land auszuführende Ware begleiten soll. Genauer, Ware die gewerblich aus Deutschland in ein sogenanntes Drittland ausgeführt wird, also ein Nicht-EU-Land z.B. Ware, die per LKW in die Schweiz geht oder per Schiff in die Vereinigten Staaten. Das ABD begleitet die Ware dann bis zur EU-Aussengrenze, also bis zum Hafen oder zur Landesgrenze des Drittlands. Bis zu einem Warenwert von 1000 EUR und einem Gewicht von 1000 kg muss grundsätzlich keine Ausfuhrbegleitdokument Erstellung erfolgen. Sollte einer dieser Werte oder beide Wertgrenzen jedoch überschritten werden, so ist ein solches Dokument im gewerblichen Verkehr zwingend erforderlich. Grundsätzlich gilt für jeden grenzüberschritenden Transportvorgang, dass die Ware einerseits aus dem Land, das sie verlässt, abgemeldet werden muss (=Ausfuhr) und in dem Land, in das die Ware geht, angemeldet werden muss (=Einfuhr).

Das Ausfuhrbegleitdokument stellt also somit die Abmeldung der Ware aus Deutschland sicher. Um die Prozesse zu beschleunigen und für die Zollstellen zu vereinfachen, ist dieses Verfahren jedoch seit einigen Jahren nur noch online über eine direkte Schnittstelle zum Zoll mit teurer Software und entsprechender Fachkenntnis möglich. Doch es genügt nicht nur eine Schnittstelle, um ein Export-Dokument wie das ABD zu erstellen. Unter Umständen muss geprüft werden, ob der Export genehmigungspflichtig ist oder gar nicht in das entsprechende Land ausgeführt werden darf.

Karte der EU Staaten. Nur bei Versand in ein graues Land muss ein Ausfuhrbegleitdokument erstellt werden.
Immer dann, wenn ein gewerblicher Versender Waren mit einem Wert von über 1000 EUR in ein Land,
das nicht zur Europäischen Union gehört, senden möchte, muss ein ABD erstellt werden.
(EU-Länder hier orange auf der Karte)

 

Wie sieht ein Ausfuhrbegleitdokument (Muster) aus?

Damit Sie sich ein besseres Bild machen können, haben wir hier ein Muster eines Ausfuhrbegleitdokuments für Sie erstellt. In etwa so würde dann das fertige Dokument aussehen, nachdem es von uns für Sie erstellt wurde (siehe unten). Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Vorschau jedoch nur um die erste Seite des Dokuments handelt. Falls Sie auf das Bild klicken, öffnet sich das komplette Dokumente in einem neuen Fenster. Sie können dann bei Bedarf auch den Download des PDF Dokuments vornehmen.

Muster der ersten Seite eines Ausfuhrbegleitdokuments
Durch einen Klick auf das Bild lässt sich das vollständige Dokument öffnen

Gibt es einen Zoll Vordruck für das Ausfuhrbegleitdokument?

Wir werden immer wieder gefragt, ob man das Ausfuhrbegleitdokument nicht einfach selbst am Zoll ausfüllen könnte, z.B. mit einem Vordruck. Leider ist die Erstellung des Dokuments seit 2009 allerdings nur noch elektronsich möglich. Hierfür wird eine spezielle Software benötigt, in der die Eingaben getätigt werden können. Nur in Ausnahmefällen wie beispielsweise einem Systemausfall oder einer technischen Störung der Server des deutschen Zolls, darf die Anmeldung noch auf Papier vorgenommen werden. Selbst dann muss später die elektronische Form nachgereicht werden.

Wie funktioniert die Erstellung des Ausfuhrbegleitdokument?

Die Erstellung des Ausfuhrbegleitdokuments erfolgt in der Regel durch einen Zolldienstleister, wie wir es sind. Dieser meldet die auszuführende Ware beim Zoll über eine elektronische Schnittstelle an. Er stellt also mit der Übermittlung einen Antrag auf Freigabe der Ware und Überlassung des Ausfuhrbegleitdokuments.  Sollte das zuständige Zollamt die Ausfuhr freigeben, so wird ein PDF Dokument erstellt. Damit die Freigabe erfolgen kann, müssen die Waren im Regelfall bei dem Zollamt angemeldet werden, welches für den Ladeort der Ware gem. offiziellem Verzeichnis zuständig ist. Je nach Postleitzahl kann also ein anderes Binnenzollamt für die Ladestelle im Aussenlager zuständig sein, als für den Hauptsitz des Unternehmens.

Das Ausfuhrbegleitdokument beinhaltet Angaben zum Versender der Waren, zum Empfänger der Waren, zur Ware selbst und zum Verfahren der Ausfuhr.

Um die jeweils beteiligten Firmen zolltechnisch zu identifizieren, müssen diese über eine sogenannte EORI-Nummer verfügen, welche beim deutschen Zoll beantragt werden kann.

Wie geht es nach der Erstellung des ABD weiter?

Nachdem Ihr Zolldienstleister die Ausfuhr beim jeweiligen Binnenzollamt angemeldet hat, gibt es je nach Warenwert eine sofortige Freigabe der Ware (Warenwert bis 3000 EUR) oder eine sogenannte Gestellungsfrist (Warenwert ab 3000 EUR). Während dieser Gestellungsfrist von 24 Stunden, hat der Zoll Zeit, sich optional die Ware vor Ort anzuschauen und Ihre in der Ausfuhr gemachten Angaben zu prüfen. Dies bedeutet also gleichzeitig auch, dass die Ware in dieser Zeit noch nicht verladen werden darf und nicht vom in der Ausfuhr angegebenen Ladeort entfernt werden darf. Nach Ablauf der 24-stündigen Frist, erhalten Sie die Freigabe des Zolls zur Ausfuhr. Ihr Zolldienstleister kann Ihnen dann Ihr Ausfuhrbegleitdokument ausdrucken oder per E-Mail zu schicken, sodass Sie oder Ihr Transporteur die Ware zur Grenze befördern können.

Das Ausfuhrbegleitdokument wird anschließend an der EU-Aussengrenze gescannt. Hierfür befindet sich auf dem Ausfuhrbegleitdokument ein Barcode, eine sogenannte Movement Reference Number, auch MRN abgekürzt. Movement Reference Number bedeutet wörtlich übersetzt Bewegungs-Referenznummer. Mithilfe dieser Nummer kann also jederzeit nachvollzogen werden, welche Grenzen die Ware passiert hat. Manchmal wird die MRN fläschlicherweise mit dem ABD gleichgestellt. Dies ist so aber nicht korrekt, da die MRN nur eine Nummer ist, die Teil des Ausfuhrbegleitdokuments ist und auch andere Ausfuhrdokumente, wie z.B. T1 oder T2 Dokumente über eine solche MRN verfügen.

Nachdem das Ausfuhrbegleitdokument von der Grenz-Zollstelle gescannt wurde, wandelt sich das Dokument automatisch in einen Ausgangsvermerk um. Hiermit ist der Vorgang abgeschlossen. Der Ausgangsvermerk dient als Nachweis dafür, dass die Ware auch tatsächlich das Land verlassen hat. Sie benötigen diesen Ausgangsvermerk also, um bei einer Steuerprüfung nachzuweisen, dass die Ware nicht etwa innerhalb Deutschlands verkauft wurde (mehrwertsteuerpflichtig) anstatt ins Ausland (mehrwertsteuerfrei).

Der Status jedes Ausfuhrbegleitdokuments, also ob das Dokument bereits die EU verlassen hat, kann unter folgendem Link geprüft werden: Nachverfolgung einer Ausfuhr-MRN

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Weiterführende Hilfe und Informationen zum ABD finden Sie weiter unten auf dieser Seite oder in unseren Fachartikeln zum Ausfuhrbegleitdokument. Die häufigsten Begriffserklärungen haben wir für Sie in unserem Zoll Glossar zusammengefasst.

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Was ist das Ausfuhrbegleitdokument?

Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) ist der schriftliche Nachweis, dass die Ausfuhr bestimmter Waren zulässig ist. Die im Dokument aufgeführten Waren dürfen Sie somit aus der Europäischen Union ausführen. Anschließend können Sie die Güter in ein EFTA-Land (z.B. die Schweiz) oder ein Drittland befördern. Manchmal spricht man beim Ausfuhrbebgleitdokument synonym auch von den Begriffen Ausfuhranmeldung oder Ausfuhrerklärung.

Seit dem 01.07.2009 ist diese Anmeldung nur noch elektronisch über ATLAS möglich. Die Anmeldung in Papierform wurde dadurch abgelöst. Je nach Konstellation der Beteiligten im Rechtsgeschäft, dem Gewicht und dem Wert der Waren ist eine elektronische Ausfuhranmeldung in einigen Fällen zwingend erforderlich und in anderen Fällen wiederum nicht notwendig.

Das Ausfuhrbegleitdokument besteht aus den Angaben zu den Beteiligten, zum Verfahren und zur Ware. Anhand einer einzigartigen 18-stelligen Nachverfolgungsnummer (MRN = Movement Reference Number) in Form eines Barcodes kann man jederzeit nachvollziehen, bei welchem Zollamt der EU die Ware abgefertigt wurde. Sobald die Zollstelle an der EU-Aussengrenze das Ausfuhrbegleitdokument scannt, erzeugt diese einen sogenannten Ausgangsvermerk (AgV). Dies ist der Nachweis, dass die Ware ordnungsgemäß aus der EU ausgeführt wurde.

Die Angaben im ABD dienen zur Erfassung der Warenströme und fließen in die Aussenhandelsstatistik mit ein, welche das statistische Bundesamt herausgibt. Mithilfe des ABD gelingt die Kontrolle, ob der Ausführer sich an die Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen und des Außenwirtschaftsrechts hält.

Wann wird ein Ausfuhrbegleitdokument benötigt?

Um Waren aus der EU in ein EFTA-/Drittland auszuführen, müssen Sie ab einem Warenwert von 1.000 EUR und/oder einem Gewicht von über 1.000 kg grundsätzlich immer ein Ausfuhrbegleitdokument erstellen. Sollten Sie die Waren jedoch als Privatperson ausführen und selbst transportieren, so verzichten manche Zollstellen auf die Erstellung einer Ausfuhr. Besser ist es aber immer, die Ausfuhr rechtzeitig im Voraus zu erledigen, um Schiwerigkeiten an der Grenze zu vermeiden.

Sie brauchen also ein Ausfuhrbegleitdokument, wenn

  • Die Ware die EU* verlässt und
  • der Warenwert bei über 1000 EUR liegt oder
  • das Gewicht der Sendung bei über 1000 kg liegt

*= sollte die Ware beispielsweise kurzzeitig die Zollunion verlassen, wie bei einer Sendung von Spanien auf die Kanarischen Inseln, so brauchen Sie ebenfalls ein Ausfuhrbegleitdokument.

In unserem letzten Beitrag der Online-Hilfe zum ABD hatten wir ja bereits erklärt, wie das Ausfuhrbegleitdokument aufgebaut ist. Nun zeigen wir die Unterschiede zwischen den verschiedenen Ausfuhrbegleitdokument Verfahren auf.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Verfahren. Das sog. einstufige Verfahren und das zweistufige Verfahren. Je nach Verfahren gelten andere Bedingungen, um die Freigabe der Ausfuhr zu erhalten.

Das einstufige Verfahren

Bis zu einem Wert von 3.000 EUR ist das einstufige Ausfuhrbegleitdokument Verfahren anzuwenden. Hierbei schickt der Zollagent eine Anmeldung via ATLAS an die Ausfuhrzollstelle. Die Ausfuhrzollstelle entspricht immer dem Binnenzollamt am Ort des Verkäufers. Sollten die Waren in einem anderen Ort stehen, müssen Sie die Waren bei der für den Ladeort zuständigen Ausfuhrzollstelle anmelden. Beim einstufigen Verfahren dient diese Ausfuhrzollstelle aber auch als Ausgangszollstelle. Die Ausgangszollstelle ist immer die Zollstelle an der EU-Aussengrenze.

Beispiel 1 zum einstufigen Ausfuhrbegleitdokument Verfahren

Da das nun sehr theoretisch klingt, hier ein Beispiel: Ein deutscher Versandhandel erhält morgens eine große Bestellung aus der Schweiz (Wert: 2.500 EUR, Gewicht: 880 kg).  Bereits wenige Stunden später hat die Firma die Waren palettiert und kann die Waren exportieren. Hierzu muss sie selbst oder eine Zollagentur eine Anmeldung an das Zollamt vornehmen. Eine Spedition soll die Waren auf einer Palette mit dem LKW über die Grenze Weil am Rhein / Basel in die Schweiz bringen.

Via ATLAS-Software erhält die Zollstelle Weil am Rhein Autobahn daher vorab elektronisch einen Antrag auf Ausfuhr. Daraufhin erhält die Zollagentur automatisch ein Dokument mit einer Barcode-Nummer (MRN), welches sie an die Spedition weiterleitet. Die Spedition fährt mit den Waren zur Grenze Weil am Rhein und zeigt das Dokument mit der Barcode-Nummer des Ausfuhrbegleitdokuments vor. Der Zoll an der deutschen EU-Aussengrenze gleicht die Waren vor Ort mit der Anmeldung ab und gibt die Ausfuhr frei. Hiermit ist die Ausfuhr erledigt.

Beispiel 2 zum einstufigen Ausfuhrbegleitdokument Verfahren

Hier ein weiteres Beispiel. Der selbe Versandhandel in Deutschland erhält morgens außerdem eine Bestellung für ein Paket, welches nach Brasilien geht (Wert: 1100 EUR, Gewicht: 20 kg). Da es sich um einen anderen Empfänger des Pakets handelt, als die Sendung in die Schweiz aus Beispiel 1, muss der Verkäufer ein separates Ausfuhrbegleitdokument erstellen lassen. Die Firma beauftragt einen Paket-Dienstleister mit der Abholung des Pakets am Nachmittag. Gleichzeitig fragt der Versender beim Paket-Dienstleister nach, über welchen Flughafen dieser die Waren nach Brasilien transportiert.

Er gibt seinem Zoll-Dienstleister die Information weiter, dass die Waren Deutschland über den Flughafen Frankfurt verlassen werden. Daraufhin erstellt dieser via ATLAS einen Antrag auf Ausfuhr und schickt diesen elektronisch an die entsprechende Zollstelle. Die Zollstelle nimmt daraufhin die Anmeldung vorerst an. Der Barcode der Ausfuhr liegt dem Paket-Dienstleister als Ausdruck und dem Zollamt elektronisch vor. Nachdem die Ware vom Paket-Dienstleister abgeholt wurde und noch bevor die Ware das Land via Luftfracht verlässt, gibt das Zollamt Frankfurt Flughafen die Ausfuhr frei. Die Ausfuhr ist somit erledigt.

Zusammenfassung des einstufigen Verfahrens

Zusammenfassend muss es sich also immer um eine deutsche Ausgangs-Zollstelle handeln. Bei dieser ist bis zu einem Wert von 3.000 EUR via ATLAS eine Ausfuhr zu beantragen. Die Ausfuhr kann theoretisch sofort erfolgen, ohne dass es zu verfahrensbedingten Wartefristen kommt.

Würde eine Firma allerdings mehr als eine Sendung (z.B. als mehrere Teil-Lieferungen) am gleichen Tag, an den gleichen Empfänger versenden, so kann sie die Waren zusammengefasst als eine Ausfuhr anmelden. Dadurch würde die Firma zusätzliche Kosten für eine weiteren Vorgang durch den Zollagenten sparen.

Das zweistufige Verfahren

Bei einem Warenwert von über 3.000 EUR müssen Sie immer das zweistufige Ausfuhrbegleitdokument Verfahren anwenden. Hierbei muss der Zollagent ebenfalls eine Anmeldung via ATLAS an das Zollamt senden. Allerdings schickt dieser die Anmeldung in diesem Fall nicht an das Ausgangszollamt. Die Anmeldung wird stattdessen direkt an die Ausfuhrzollstelle gesendet. Hierbei handelt es sich um die Binnenzollstelle, in der Nähe des Ausführers. Auf der Seite des deutschen Zolls ist es möglich, zu erfahren, welche Zollstelle für die jeweilige Postleitzahl zuständig ist (Ausfuhrzollstelle finden).

Die Anmeldung im zweistufigen Verfahern bei der Ausfuhrzollstelle umfasst die gleichen Angaben, wie auch die Anmeldung beim einstufigen Verfahren. Allerdings unterscheidet sich die Ausgangszollstelle in der Anmeldung im zweistufigen Verfahren von der Ausfuhrzollstelle. Während beim einstufigen Verfahren die Ausgangszollstelle und die Ausfuhrzollstelle die selbe Dienststelle ist, ist es bei der zweistufigen Ausfuhr i.d.R. nicht der Fall. Dies liegt daran, dass Ausgangszollstellen, also die Zollämter an der EU-Aussengrenze normalerweise nicht einer bestimmten Postleitzahl als Ausfuhrzollstelle (Binnenzollamt) zugeordnet sind.

Anders als beim einstufigen Verfahren kann der Transporteur die Ware nicht direkt zur Grenze bringen. Stattdessen muss er die Ware beim Binnenzollamt vorführen. Dies kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Die Spedition fährt mit der Ware zum Ausfuhrzollamt im Inland. Alternativ meldet sein Zollagent die Waren einen Tag im Voraus beim zuständigen Binnenzollamt an. Er definiert eine zwei- bis vierstündige Zeitspanne für den Folgetag. In dieser Zeit kann der Zoll beim Versender am Ladeort vorbeikommen. Nach Ablauf der Zeitspanne erhält der Zollagent automatisch die Freigabe der Ausfuhr.

Beispiel 1 zum zweistufigen Ausfuhrbegleitdokument Verfahren

Nachfolgend ein Beispiel, wann das zweistufige Verfahren gilt. Ein süd-deutscher Auto-Hersteller möchte mehrere Fahrzeuge an ein Autohaus in Weissrussland verkaufen und verschicken. Hierfür stellt er seiner Zollagentur die erforderlichen Unterlagen bereit. Diese ermittelt anhand der Postleitzahl des Ladeorts der Ware, welches Ausfuhr-Zollamt für den Sitz des Verkäufers zuständig ist. Die Zollagentur schickt die Anmeldung in diesem Fall elektronisch an das Binnenzollamt in Böblingen. Gleichzeitig spricht der Zollagent die Route des Transports mit dem Spediteur ab. Er weiß daher, dass die Spedition die Waren über die Schnellstrasse S19, welche Polen und Weissrussland verbindet, bringt. Der Zollagent gibt daher als Ausgangszollstelle das Zollamt Kuźnica in Polen an.

Die Fahrzeuge werden jedoch erst in den nächsten Tagen ausgeführt. Daher gibt der Autobauer dem Zollagenten die Information weiter, dass der Zoll am Folgetag zwischen 10.00 – 14.00 Uhr vobeikommen kann. Am nächsten Tag erscheint kein Mitarbeiter beim Autobauer. Stattdessen erscheint aber um 14.02 Uhr beim Zollagenten elektronisch die Freigabe der Ausfuhr. Der Zollbeamte der Ausfuhrzollstelle hat es in diesem Fall also nicht für zwingend notwendig erachtet, die Ware zu kontrollieren. Der LKW fährt daraufhin in den nächsten Tagen zur polnisch-weissrussischen Grenze. Dort scannt der polnische Zoll die Ausfuhr, womit diese erledigt ist.

Zusammenfassung des zweistufigen Verfahrens

Zusammenfassend muss es sich also bei der Ausgangszollstelle nicht zwangsläufig um eine deutsche Zollstelle handeln. Die Ware wird beim Binnenzollamt (Ausfuhrzollstelle) angemeldet und die freigegebene Anmeldung bei der EU-Ausgangszollstelle zum Zeitpunkt der Ausfuhr vorgezeigt. Die Ausfuhr kann via ATLAS bei einem Wert von über 3.000 EUR beantragt werden. Die Ausfuhr muss im Voraus erfolgen. Sie kann theoretisch auch sofort erfolgen, indem die Ware beim Binnenzollamt vorbeigebracht wird. Alternativ kann die Ware vom Zoll am Ort des Versenders beschaut werden (Gestellung außerhalb des Amtsplatzes).

Wer kann ein Ausfuhrbegleitdokument erstellen?

Meist wird das Ausfuhrbegleitdokument von einer Zollagentur oder einer Spedition erstellt. Diese besitzen hierfür eine spezielle Software mit direkter Anbindung zu den Zollämtern. Für ein solches Programm verlangen die Hersteller meist eine einmalige Einrichtungsgebühr, zusätzlich monatliche Grundgebühren und anschließend noch Transaktionsgebühren für jede Anmeldung an das Zollamt.

Kann ich das Ausfuhrbegleitdokument auch selber erstellen?

Alternativ zur Erstellung durch einen Zolldienstleister bietet die Deutsche Zollverwaltung kleinen Unternehmen und Privatpersonen auch die kostenlose Erstellung des Ausfuhrbegleitdokuments über die Website der IAA (Internet Ausfuhr Anmeldung) an. Hier muss allerdings der jeweilige Anmelder die Ausfuhranmeldung allerdings durch sein ELSTER-Zertifikat digital unterschrieben. Dies befreit Firmen jedoch nicht von der Pflicht, eine EORI Nummer zu besitzen. Eine Anleitung für die kostenlose Erstellung finden Sie hier: Ausfuhrbegleitdokument selber erstellen

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